Regulamin organizacji urodzin

prowadzonych przez Magic City Sp. z o. o. z siedzibą Warszawie

  1. Niniejszy Regulamin organizacji urodzin (zwany dalej „Regulaminem”) określa prawa i obowiązki osób organizujących i uczestniczących w przyjęciach organizowanych w Inca Play. Niniejszy Regulamin obowiązuje na terenie Sali zabaw Inca Play.
  2. Podmiotem odpowiedzialnym za prowadzenie Sali zabaw Inca Play oraz wprowadzającym niniejszy Regulamin jest spółka Magic City Sp. z o.o. z/s w Warszawie, tel. kontaktowy: 22 311 75 11, e-mail: info@incaplay.pl .
  3. Dokonanie rezerwacji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu. Pracownik recepcji Inca Play (osoba koordynująca pracę na recepcji Inca Play) jest zobowiązany poinformować organizatora (tj. osobę organizującą przyjęcie urodzinowe w Inca Play) o możliwości zapoznania się z Regulaminem na stronie internetowej www.incaplay.pl. Na prośbę organizatora pracownik recepcji prześle Regulamin na adres mailowy podany przez organizatora.
  4. Organizator i uczestnicy przyjęcia zobowiązani są do przestrzegania niniejszego Regulaminu jak również Regulaminu sali zabaw Inca Play, Regulaminu Kawiarni Inca Play i regulaminów poszczególnych atrakcji znajdujących się w sali zabaw.
  5. Przyjęcia organizowane są dla dzieci do 12 roku życia (wyjątkiem jest Pakiet dla Nastolatka). Organizatorem przyjęcia musi być osoba pełnoletnia.
  6. Organizator jest zobowiązany do zapewnienia opieki i nadzoru nad zaproszonymi dziećmi. Koordynator urodzinowy (osoba odpowiadająca za obsługę techniczną przyjęcia) oraz animator (osoba prowadząca animacje i warsztaty dla dzieci, pełniąca również funkcję koordynatora) nie zapewnia opieki nad dziećmi biorącymi udział w przyjęciu. Organizator zobowiązany jest przebywać na terenie Inca Play przez cały czas trwania przyjęcia i do czasu opuszczenia Inca Play przez ostatniego uczestnika przyjęcia lub upewnienia się, że każdy z uczestników przyjęcia pozostaje w obrębie sali zabaw pod nadzorem opiekuna (osoby odpowiedzialnej za dziecko korzystające z sali zabaw).
  7. Zarządca Inca Play (dyrektor zarządzający salą zabaw) oraz właściciel i zarządca Centrum Handlowego Blue City nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody powstałe w trakcie przyjęcia organizowanego w Inca Play chyba, że szkody powstały wyłącznie z ich winy. Wszelka odpowiedzialność spoczywa na organizatorze przyjęcia oraz na opiekunach dzieci biorących udział w przyjęciu. W szczególności organizator przyjęcia ponosi odpowiedzialność za zniszczenia elementów wyposażenia salek urodzinowych i będzie zobowiązany do dokonania koniecznych napraw lub pokrycia kosztów naprawy powstałej szkody.
  8. Każde dziecko (jubilat także) liczone jest oddzielnie według pakietu urodzinowego wybranego przez organizatora.
  9. Minimalna liczba dzieci, za którą Organizator dokonuje opłaty, wynosi 10. Wyjątkiem jest Pakiet Maluszka gdzie minimalna ilość wynosi 7.
  10. Przyjęcia organizowane są w Inca Play każdego dnia z wyjątkiem dni, w których Centrum Handlowe Blue City jest zamknięte. Inca Play zastrzega sobie ponadto prawo do odmowy zorganizowania przyjęcia w innym dniu.
  11. Obowiązujące pakiety w dni powszednie (od poniedziałku do czwartku):

–pakiet Standard, rozpoczęcie najpóźniej o godz. 17.30

-pakiet Komfort, rozpoczęcie najpóźniej o godz. 17.30

-pakiet Premium , rozpoczęcie najpóźniej o godz. 17.30

-pakiet VIP , rozpoczęcie najpóźniej o godz. 17.00

-pakiet Chef Master, rozpoczęcie najpóźniej o godz. 17.00

-pakiet Maluszka, rozpoczęcie najpóźniej o godz. 17.30

-pakiet dla Nastolatka, rozpoczęcie najpóźniej 17.30

  1. Obowiązujące pakiety w weekendy (od piątku do niedzieli):

-pakiet Komfort, rozpoczęcie o godz. 10.30, 14.00, 17.00
-pakiet Premium, rozpoczęcie o godz. 10.30, 14.00, 17.00

-pakiet VIP, rozpoczęcie o godz. 10.00, 17.00

-pakiet Chef Master rozpoczęcie o godz. 10.00, 17.00

-pakiet Maluszka, rozpoczęcie o godz. 10.00, 17.00

-pakiet dla Nastolatka, rozpoczęcie o godz. 10.30, 14.00, 17.00

    1. Standardowy czas trwania przyjęcia urodzinowego w salce wynosi 2 godziny (wyjątek stanowią pakiet VIP oraz Chef Master których czas wynosi 3 godziny). Możliwość i warunki organizacji dłuższego przyjęcia urodzinowego ustalane są indywidualnie z pracownikiem recepcji Inca Play lub kierownikiem zmiany (osobą, która w danym dniu odpowiada za salę zabaw).
    2. Urodziny Chef Master mogą się odbyć wyłącznie w salce urodzinowej z zapleczem kuchennym.
    3. Pakiet Maluszka dotyczy wyłącznie dzieci do 3 r.ż
    4. Pakiet dla Nastolatka dedykowany jest dla dzieci od 9 r.ż. Warunkiem jego wyboru jest wykupienie co najmniej 1 dodatkowej atrakcji zawartej w ofercie. Atrakcje te będą odbywać się zależnie od dostępności przed pobytem w Inca Play, w trakcie lub po. Obowiązkowo należy opłacić całość przyjęcia przed opuszczeniem Inca Play.
    5. Menu w Pakiecie Standard wykonane w domu, np. ciasta należy przynieść już pokrojone, na własnej tacy, zaś owoce uprzednio umyte.
    6. Czas na placu w każdym pakiecie jest nielimitowany do zamknięcia sali zabaw o godz. 20.00. Wyjątkiem jest Pakiet dla Nastolatka gdzie pobyt na Sali jest dwugodzinny.
    7. Organizator przyjęcia zobowiązany jest do stawienia się w recepcji Inca Play 15 minut przed rozpoczęciem przyjęcia. Salka urodzinowa jest gotowa oraz przedstawiona organizatorowi 10 min przed rozpoczęciem przyjęcia.
    8. Koszty organizacji przyjęć określa cennik. Koszt zależny jest w szczególności od wyboru pakietu oraz liczby dzieci uczestniczących w przyjęciu. Aktualny cennik stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu i dostępny jest również na stronie incaplay.pl w zakładce przyjęcia urodzinowe.
    9. Rezerwacji salki na przyjęcie urodzinowe, terminu oraz pakietu urodzinowego można dokonać osobiście w recepcji Inca Play lub online poprzez system rezerwacji internetowej.
    10. Rezerwację osobistą należy od razu potwierdzić zadatkiem w wysokości 300 zł.
    11. Rezerwacja poprzez system rezerwacji internetowej ważna jest 30 min. W tym czasie należy dokonać płatności poprzez system Payu. Po dokonaniu rezerwacji na adres mailowy zostanie wysłane potwierdzenie.
    12. Po wpłacie zadatku bezpłatnej zmiany terminu jednorazowo bez podania przyczyny można dokonać maksymalnie 3 tygodnie wcześniej; po upływie tego czasu za zmianę terminu rezerwacji pobierana jest dodatkowa opłata w wysokości 200,00 zł.
    13. Zadatek zostaje naliczony na poczet kosztów poniesionych przez Magic City sp. zo.o i nie podlega zwrotowi.
    14. Każde dziecko wchodząc na salę zabaw dostaje naklejkę odpowiadającą danej salce urodzinowej a rodzic opaskę.
    15. Spóźnienie się organizatora lub jego gości nie powoduje przesunięcia się czasu przyjęcia ani wydłużenia pobytu na sali zabaw.
    16. Organizator przyjęcia zobowiązuje się poinformować pracownika recepcji Inca Play o wszelkich szczególnych wymogach co do przebiegu imprezy i poczęstunku oferowanego w trakcie przyjęcia, w tym w szczególności o alergiach dzieci biorących udział w przyjęciu lub innych przeciwwskazaniach. Przekazanie takich informacji powinno nastąpić najpóźniej w terminie 3 dni przed dniem przyjęcia.
    17. Płatność za przyjęcie następuje w dniu przyjęcia. Płatność na poczet Ceny zostanie pomniejszona o kwotę wpłaconego już zadatku. Organizator przyjęcia urodzinowego jest zobowiązany uiścić opłatę nie później, niż 15 minut po zakończeniu przyjęcia w salce urodzinowej.
    18. Organizator nie ponosi kosztów wstępu opiekunów dzieci uczestniczących w przyjęciu, przy czym dotyczy to wyłącznie dwojga opiekunów każdego dziecka.
    19. Dopuszcza się możliwość modyfikacji rezerwacji, w tym zmiany pakietów urodzinowych i liczby dzieci uczestniczących w przyjęciu. Zmiany powinny zostać dokonane najpóźniej na 3 dni przed dniem przyjęcia. Zmiany dokonuje się mailowo, telefonicznie lub osobiście w recepcji Inca Play.
    20. Przyjęciem urodzinowym opiekuje się koordynator dbający o sprawny przebieg imprezy. Koordynator nie opiekuje się dziećmi. W przypadku nie wybrania żadnej z atrakcji dodatkowych przez klienta, koordynator nie pełni funkcji animatora.
    21. Organizator ma możliwość wniesienia własnego tortu. Jest to usługa dodatkowo płatna, obejmująca koszt podania i pokrojenia tortu. Koszt wniesienia własnego tortu podany jest ofercie urodzinowej.
    22. Ofertę dodatkową w postaci animacji i warsztatów, z wyjątkiem warsztatów prowadzonych przez podwykonawców realizuje w trakcie przyjęcia koordynator. Wspomaganie prowadzenia animacji/ warsztatów przez dodatkowego koordynatora wymaga dodatkowej opłaty określonej cennikiem. W przypadku prowadzenia animacji/warsztatów przez koordynatora organizator akceptuje jego nieobecność dla niego oraz opiekunów dzieci podczas trwania zabawy.
    23. Organizator ponosi koszty wykupionych pakietów i dodatkowych atrakcji, nawet w sytuacji gdy dzieci z niej nie korzystają oraz gdy liczba dzieci obecna na przyjęciu jest mniejsza niż minimum przewidywane przez wybrany przez organizatora pakiet. Zapis ten odnosi się również do opłaty za animacje oraz warsztaty organizowane w sali zabaw.
    24. W przypadku, gdy liczba faktycznych uczestników przyjęcia jest większa od liczby zgłoszonej, organizator jest zobowiązany opłacić udział niezgłoszonych dzieci. Za uczestników przyjęcia uważa się wszystkie obecne dzieci biorące udział w którejkolwiek części przyjęcia, w tym także rodzeństwo przybyłe na przyjęcie i dodatkowych jubilatów.
    25. Organizator przyjęcia jest zobowiązany do przestrzegania warunków przyjęcia dla wykupionego pakietu. Przedłużenie trwania przyjęcia ponad czas określony w jednym z pakietów odbywa się po uprzednim ustaleniu takiej możliwości i warunków z pracownikiem recepcji lub kierownikiem zmiany. W takiej sytuacji uregulowanie płatności następuje po zakończeniu przyjęcia.
    26. Dzieci korzystają z sali zabaw w skarpetkach, rajstopach lub obuwiu zmiennym. Organizator oraz opiekunowie korzystają z sali zabaw bez obuwia lub w ochraniaczach, przy czym chodzenie w butach na wysokim obcasie jest bezwzględnie zabronione. Opiekunowie korzystający z sali zabaw w obuwiu lub bez ochraniaczy mogą zostać wyproszeni z sali zabaw.
    27. Opiekunowie powinni dopilnować, aby dziecko zdjęło wszelkie elementy ubioru (w tym w szczególności biżuterię dziecięcą), które mogą stanowić potencjalne niebezpieczeństwo w czasie zabawy.
    28. Rzeczy znalezione lub pozostawione w szatni będą przechowywane przez kierownika zmiany przez tydzień od dnia znalezienia. Po tym terminie zarządca sali zabaw Inca Play będzie mógł oddać pozostawione rzeczy na cele charytatywne.
    29. Na terenie sali zabaw palenie tytoniu, używanie elektronicznych papierosów oraz papierosów typu iqos, spożywanie napojów alkoholowych oraz innych substancji odurzających jest całkowicie zabronione. Na terenie sali zabaw nie mogą przebywać osoby znajdujące się pod wpływem alkoholu lub środków odurzających.
    30. Wnoszenie na teren sali zabaw niebezpiecznych i ostrych narzędzi jest zabronione.
    31. Zarządca Inca Play oraz zarządca i właściciel Centrum Handlowego Blue City nie ponoszą odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie rzeczy pozostawionych w szatni, sali urodzinowej i sali zabaw Inca Play.
    32. Rabaty udzielane są wyłącznie stałym organizatorom. Zasady ich przyznawania zawarte są w programie lojalnościowym przedstawianym każdemu organizatorowi indywidualnie.
    33. Po zakończeniu przyjęcia urodzinowego w sali urodzinowej, organizator zobowiązany jest zabrać z niej wszelkie należące do niego mienie. Poczęstunek, napoje oraz tort urodzinowy pozostały po przyjęciu urodzinowym jest utylizowany bezpośrednio po jego zakończeniu, jeżeli organizator nie zgłosi koordynatorowi odpowiednio wcześniej woli jego spakowania i zabrania. Posiłki, napoje i tort urodzinowy, których chęć spakowania i zabrania po zakończeniu przyjęcia organizator zgłosił, lecz nie zostały przez niego odebrane, są utylizowane wraz z zakończeniem się przyjęć urodzinowych danego dnia.
    34. Posiłki i napoje zakupione w ramach oferty urodzinowej mogą być spożywane wyłącznie w miejscach do tego wyznaczonych tj. salki urodzinowe, miejsca siedzące w sali głównej (przy wcześniejszej rezerwacji). Bezwzględnie zakazane jest spożywane posiłków i napojów na atrakcjach, konstrukcjach i zabawkach. Spożywanie przygotowanego poczęstunku po zakończeniu przyjęcia w Kawiarni Inca Play jest zabronione.
    35. Napoje gorące są podawane do salek urodzinowych wyłącznie w kubkach papierowych lub styropianowych.
    36. Zarządca Inca Play nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji lub niemożność realizacji zleconych przez organizatora usług/ofert z przyczyn od niego niezależnych takich jak: wypadki powodujące opóźnienia; zastosowanie się do żądań Zarządu Centrum Handlowego Blue City, straży pożarnej, ochrony Centrum Handlowego; śmierć lub wypadek koordynatora/ podwykonawcy, akty wandalizmu i terroru; zamknięcie Centrum Handlowego Blue City; awaria atrakcji, urządzeń, elektryczności, innych czynników niezbędnych do realizacji usługi/oferty; zagrożenie pożarowe lub bezpieczeństwa osób będących na sali zabaw oraz inne zdarzenia losowe.
    37. Wszelkie reklamacje należy zgłaszać w recepcji sali zabaw w dniu wizyty. Reklamacje składane w późniejszym terminie nie zostaną uwzględnione. Podstawą zgłoszenia jest dowód wniesienia opłaty za usługi sali zabaw oraz wypełnienie protokołu reklamacyjnego. Odpowiedź na złożoną reklamację nastąpi w ciągu 14 dni od daty jej złożenia.
    38. Zarządca Inca Play informuje, iż ze względów bezpieczeństwa obszar sali zabaw jest objęty monitoringiem wizualnym.
    39. Magic City Sp. z o.o. z siedzibą Warszawie, przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi od 25 maja 2018 r. przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119).
    40. Sposób przetwarzania danych osobowych, których Magic City Sp. z o.o. jest Administratorem oraz prawa i żądania osób, których dane są przetwarzane opisany jest w Polityce Prywatności Inca Play zamieszczonej na stronie internetowej www.incaplay.pl oraz na recepcji Sali Zabaw Inca Play. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych Osobowych: iod@incaplay.pl
    41. Uzupełnieniem niniejszego regulaminu są; Regulamin sali zabaw, Regulamin kawiarni Inca Play, Regulamin Centrum Handlowego Blue City oraz Polityka Prywatności Inca Play, dostępne na stronie www.incaplay.pl oraz w punkcie informacyjnym sali zabaw „Inca Play”.
    42. W sprawach porządkowych nie ujętych niniejszym Regulaminem rozstrzyga podmiot odpowiedzialny za prowadzenie Sali zabaw Inca Play, określony w pkt 2. powyżej.
22-311-75-11
606-770-098
e-mail: info@incaplay.pl
Al.Jerozolimskie 179 02-222 Warszawa